Las empresas tienen la necesidad y obligación, desde el punto de vista financiero y fiscal, de contar con documentos en donde conste el registro de las operaciones realizadas, así como los acuerdos relativos a la marcha del negocio; ambas situaciones se registran precisamente en los libros de contabilidad y sociales.
¿Qué son los libros
de contabilidad?
Los libros de contabilidad son aquellos archivos o documentos donde se registra la información financiera de la empresa, operaciones que se realizan durante un período de tiempo determinado.
Los libros de contabilidad que se tiene que llevar con el carácter de obligatorio son: Libro diario y Libro mayor.
No obstante de lo anterior, las empresas también tienen la obligación de llevar por lo menos los registros de inventarios de mercancías en sus diferentes modalidades y el registro de la opción de diferimiento de la causación de contribuciones, tratándose de arrendamiento financiero.
Con independencia de lo anterior, las empresas pueden llevar los libros y registros que sean necesarios para el control de la información de las operaciones que realicen.
Evolución de la
forma de llevarlos.
En sus inicios, los libros y registros contables se llevaban de manera manual, foliados y empastados; después se realizaron de manera mecanizada y actualmente se realizan utilizando sistemas electrónicos; existiendo en el mercado diversas compañías que ofrecen una serie de programas que contienen las especificaciones fiscales para llevar la contabilidad.
Obligación de
realizar los asientos
Los registros y asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme a lo establecido por el Reglamento del Código Fiscal de la Federación y a las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
De igual manera, existe la obligación de registrar la información en idioma español y expresar las cifras en moneda nacional.
Cabe mencionar que en el caso de los libros de contabilidad, la información financiera y fiscal que contengan, deberán realizarse conforme lo establecen las Normas de Información Financiera (NIFS) y el reglamento del Código Fiscal de la Federación, respectivamente.
Plazo para realizar
los asientos contables.
Los asientos contables en los libros de contabilidad deberán realizar a más tardar dentro de los cinco días siguientes a la realización de la operación, acto o actividad.
¿Qué son los libros sociales?
Son los documentos donde se hacen constar los acuerdos de socios y accionistas relativos a la marcha del negocio: Asambleas ordinarias y extraordinarias de socios y accionistas, entre otros acuerdos.
Los libros sociales que se tiene que llevar con el carácter de obligatorio son: Libro de actas y Libro de socios y accionistas.
Disposiciones que
obligan a llevar los libros
. Código Fiscal de la Federación y su Reglamento.
. Código de Comercio.
. Ley General de Sociedades Mercantiles.
Cabe mencionar que tanto los libros de contabilidad, como los libros sociales, forman parte de la contabilidad de las empresas a que está obligada a llevar.
Plazo para conservar
los libros
Deberán conservarse durante un plazo de cinco años, si es un contribuyente cumplido, o de diez años, si es un contribuyente irregular; aún y cuando se hayan destruido parcialmente o totalmente y cuando el empresario deje de realizar operaciones.
Consecuencia de no
llevarlos los libros o no
llevarlos correctamente
a.- La autoridad fiscal podrá aplicar las multas establecidas.
b.- Puede aumentar a diez años la facultad de revisión que tienen las autoridades fiscales (caducidad).
c.- La autoridad fiscal puede fincar la responsabilidad solidaria de socios y accionistas.
d.- La autoridad podrá determinar presuntivamente la utilidad fiscal de los contribuyentes, o el remanente distribuible de las personas morales, sus ingresos y el valor de los actos, actividades o activos, por los que deban pagar contribuciones.
e.- Se tipifica como un delito penal quien asiente con información falsa o de manera indebida las operaciones o transacciones contables, fiscales o sociales, o que cuente con documentación falsa relacionada con dichos asientos.
Conclusiones:
Los libros de contabilidad y sociales contienen la información financiera de las operaciones realizadas por las empresas, así como los acuerdos que tomen los socios y accionistas de las mismas; en consecuencia, dichos libros deben contener las información de manera verás y oportuna. Dichos documentos, aunque son privados, constituyen una de las pruebas más importantes sobre el cumplimiento fiscal y financiero de las empresas.
Por otro lado, el no llevarlos o llevarlos en forma distinta a lo establecido en las disposiciones aplicables, pudiera llevar a que las autoridades fiscales, socios y accionistas a que no tengan confianza y certeza del contenido de los mismos, con la consecuente aplicación de multas y sanciones correspondientes. Lo anterior, con independencia de la obligatoriedad de registrar debidamente en contabilidad las partidas que se deduzcan fiscalmente.
